С 2022 года предприятия могут вести кадровые документы в цифровом виде, не дублируя на бумаге. Это стало возможным с появлением федерального закона №377, который включил в Трудовой кодекс три новые статьи, касающиеся особенностей ведения электронного документооборота (ЭДО). Как это отразится на внутренних документах компании, что учесть при ведении ЭДО по охране труда на предприятии, как перейти на цифровой формат расскажем далее.
Определение и цели перехода
В статье 22.1 ТК РФ обозначено, что под ЭДО понимается создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, которые оформлены в электронном виде без последующего дублирования на бумаге. Среди преимуществ внедрения системы:
-
упрощение коммуникации с работниками;
-
оптимизация процессов в сфере управления кадрами;
-
сокращение издержек на ведение бумажного делопроизводства;
-
возможность поддерживать удаленный режим работы — это особенно важно для компаний, в которых ряд сотрудников работают дистанционно и так далее.
По статье 22.2 ТК переход на электронный документооборот — не обязанность, а право организаций. Поэтому работодатель может оценить преимущества системы, недостатки и сложности внедрения ЭДО, а затем принять решение о переходе.
Не все документы по охране труда разрешено подписывать и хранить только в цифровом виде. На бумаге нужно оформлять учет профрисков и несчастных случаев на производстве. Дело в том, что при возникновении таких ситуаций к процессу подключаются не только работники компании, но и другие лица — независимые эксперты, надзорные органы, представители пострадавшего и так далее.
ЭДО неприменим к следующим документам:
-
актам о несчастных случаях;
-
журналам обучения и проведения инструктажей по ОТ;
-
протоколам допроса свидетелей и осмотра места происшествия.
Как ввести электронный документооборот в области охраны труда — порядок действий
Для начала работодателю необходимо определить перечень документов, которые удобнее перевести в цифровой вид, выбрать систему для ведения электронного документооборота и способ осуществления доступа к информации.
Издание локального акта о переходе на электронный документооборот
В документе необходимо указать следующее:
-
сроки перехода на ЭДО;
-
документы, которые будут вестись в цифровом виде;
-
технические нюансы — выбор программы для ведения ЭДО;
-
сроки ознакомления и подписания документов работниками;
-
правила взаимодействия персонала, работодателя и профсоюза;
-
порядок и сроки проведения инструктажей для сотрудников по вопросам перехода на ЭДО.
Если в компании есть профсоюз, то переход на электронный документооборот нужно согласовать с этим органом.
Получение согласия сотрудников предприятия
Переход на ЭДО в сфере охраны труда осуществляется с письменного согласия работника. Если сотрудник отказывается, с ним продолжают работу в бумажной форме. Применять дисциплинарные наказания или увольнять несогласных незаконно.
Если специалист устраивается на работу в 2022 году, то его письменное согласие на применение ЭДО не требуется — просто проинформируйте об использовании электронного документооборота. Но если у соискателя уже есть стаж, то он вправе отказаться от ЭДО.
Расходы на получение сотрудником электронной подписи и ее использование берет на себя работодатель. При этом работник может применять ранее полученную УКЭП. Особенности применения подписей при введении ЭДО прописаны в статье 22.3 ФЗ №377.Какую электронную программу документооборота в области охраны труда использовать?
Для ведения ЭДО работодателю нужно выбрать информационную систему (ИС). Согласно положениям закона №377, для электронного документооборота можно использовать:
-
Специально разработанную государственную платформу — «Работа в России». Получить доступ к ИС можно через портал госуслуг. Если организация ранее не принимала участие в эксперименте по ЭДО, то платформу получится использовать только с сентября 2022 года.
-
Собственную систему. Главное, чтобы она позволяла подписывать и хранить электронные документы, отвечала правилам безопасности, установленным государством.
Работодатель может разработать свою инфосистему или воспользоваться услугами сторонней компании.
Профессиональное обучение по вопросам документооборота
НИИ «ТехЭкспертиза» проводит обучение по вопросам кадрового дела. На курсах повышения квалификации специалисты изучают порядок введения электронного документооборота по охране труда, правила информирования работников о новой системе, особенности выбора программы для ЭДО и другие важные вопросы.
Профессиональное обучение подойдет:
-
руководителям компаний, которые решили перейти на ЭДО;
-
кадровым работникам предприятий;
-
специалистам по охране труда;
-
другим работникам организаций.
Курсы подбираются исходя из занимаемой должности, целей подготовки, предпочтений слушателя. Можем разработать индивидуальную учебную программу на необходимое количество часов.
Специалисты смогут проходить темы дистанционно, не прерывая трудовую деятельность. Актуальные учебные материалы по курсам доступны на образовательной платформе института круглосуточно.
В конце подготовки слушатели получают удостоверение о повышении квалификации установленного образца. Узнать подробнее об обучении и заказать образовательную программу можно по телефону.