Журнал по охране труда можно потерять, испортить, забыть в офисе во время переезда и так далее. Потеря документа редко связана с утаиванием информации о произошедшем, но любая проверка выявит отсутствие журнала по охране труда. В законодательстве нет однозначного ответа, как поступать в случае утери документа. Поэтому на практике сложилось несколько способов решения проблемы, если этот нормативный акт потеряли.
Журналы по охране труда
Это локальные нормативные акты, обязательные в любой организации. В них фиксируются все мероприятия, проводимые компанией. В записях указывается место проведения, дата и участники. Список участников формируется пофамильно, а от каждого участника требуется подпись в журнале охраны труда. В документе указывают всю информацию о проведении инструктажей перед обучением или началом работ.
Государственная инспекция в первую очередь проверяет именно эти записи, если проводится внеплановая или плановая проверка.
Наличие такого акта — подтверждение, что организация выполнила все требования по обучению работника, а также ознакомила его с требованиями по безопасности. Сотрудник знает, что делать в нестандартной ситуации, при возникновении опасности и так далее.
Примеры журналов:
-
О регистрации вводного инструктажа. В нем перечислены слушатели, дата проведения мероприятия и информация о лекторе.
-
О регистрации первичного инструктажа. Содержит аналогичную информацию.
-
Об учете инструкций. Для отдела или должности может быть создана уникальная инструкция с присвоением номера. Это фиксируется в соответствующем акте.
-
О регистрации несчастных случаев на производстве. Вносятся все травмы сотрудников и происшествия, которые привели к травме. В будущем планируется вносить даже незначительные травмы работников.
Ответственность за утерю
Первое, что не нужно делать, если документ утерян — замалчивать этот факт. Если никаких действий по восстановлению журнала по охране труда не предпринято, это приведет к штрафам.
Трудовая инспекция в ходе проверки способна установить, что необходимый акт отсутствует, в этом случае работодателю грозит штраф по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ в размере от 110 до 130 тысяч рублей.
Ответственность распространяется и на ответственного за утерю или порчу журнала по охране труда.
Восстановление
В связи с потерей нужно выполнить обязательные действия, чтобы, в случае проверки, инспекция не предъявила претензий.
Что делать при утере или порче журнала:
-
Составить акт об утрате документа. В акте будет содержаться информация о том, что специалист по охране труда должен завести новый книгу для учета данных. Также в акте отмечается, что нужно провести внеплановые инструктажи, так как основной журнал был испорчен или утерян.
-
Выпустить приказ о восстановлении книги.
-
Создать новую книгу по охране труда.
В новом журнале перечисляются все работники и проводится внеплановый инструктаж. Если инспекция назначила проверку в срок, когда факт утери или порчи книги был установлен, избежать штрафа помогут оправдательные справки и иные акты. Это возможно:
-
при пожаре — справка от МЧС о происшествии;
-
в случае затопления — акт осмотра от специалиста, занимающегося обслуживанием здания;
-
при переезде — объяснительные от участников переезда, приказ о расследовании происшествия.
Комиссия, созданная для расследования, должна включать в себя минимум трех человек:
-
руководителя организации;
-
специалиста по охране труда;
-
другого заинтересованного лица.
Цель создания комиссии — в письменной форме зафиксировать объяснения работников и причастных лиц, которые связаны с потерей книги охраны труда. Внесенные данные позволяют объяснить, почему за указанный срок не содержится обязательных для фиксации сведений. Также устанавливается возможная причина, почему документ потеряли.
Если утерянный акт создан недавно, а работодатель способен восстановить внесенные записи на основании имеющихся данных, он вправе создать дубликат.